08.01.2021 | Служба новостей УкрФирм
Для того чтобы оформить и содержать свой зал для встреч или симпозиумов, затрачивается много финансовых средств. Это нерентабельно, не оправдывает себя в тех случаях, когда такие собрания происходят довольно редко.
Для того чтобы организовать подобное мероприятие, учитываются такие нюансы: аренда конференц-зала, правильная подготовка к выступлению, подготовка технического оснащения. Кроме этого требуется образовать перерывы с принятием пищи. Для этого понадобиться воспользоваться услугой «кейтеринг Киев», которая поможет сделать это должным образом.
Как правильно организовать конференцию?
Проведение деловых мероприятий требует сбалансированного подхода. Для этого выбирается дата и урегулируется вопрос с арендой помещения. В первую очередь обозначается дату симпозиума. Если планируется приезд иностранных представителей, тогда у них будет достаточно времени, чтобы купить билет и спланировать поездку. День встречи-конференции не должно совпадать с другими похожими собраниями у конкурентов. Также не рассматриваются дни, на которые выпадают религиозные или государственные праздники.
Потребуется составить список приглашенных. В зависимости от этого числа происходит арендование зала. Оно будет вместительным для числа посетителей и содержит нужное техническое оснащение. Приглашения рассылаются заранее. Это поспособствует составить окончательную посадку приглашенных в конференц-зале.
Доклад составляется заранее. Он обязан содержать факты, доказанные раньше авторитетными личностями. Также следует продумать как поделить доклад на части, чтобы подать понятно информацию.
Секреты организации конференции
Есть рекомендации от экспертов как эффективно подготовить семинар:
- Перед выбором проведения собрания, составляется четкий план. Учитывается тот момент, чтобы каждый представитель был активен и выяснил для себя что-то полезное.
- Организация делового саммита. Иногда переговоры между иностранными партнерами длятся долгое время. Подобрать помещение-переговорную и обеспечить удобное пребывание в столице бизнес-партнерам.
- Местоположение помещения. Это достаточно ответственный нюанс и предусматривается несколько деталей. Потребуется рассмотреть варианты, которые находятся в центре, имеет в непосредственной близости транспортные развязки, станции метро. Это позволит гостям столицы быстро добраться на место проводимого мероприятия.
- Аренда техники для проведения конференции в Киеве. Предусматриваются различные системы и техническое оснащение, которое позволит хорошо видеть и слышать докладчика, освещать некоторые части презентации на видео мониторах. Заказать аренду техники для проведения конференции в Киеве, есть способ при арендовании зала.
- Выбор помещения. Следует учитывать, что при списке посетителей, которые прибудут на семинар, будет легче подобрать помещение-зал по этим потребностям. Требуется учитывать несколько нюансов: наличие сцены, проходов, круглого стола для деловых переговоров. Также предусматривается нужное число микрофонов, места для сидения участников, достаточное освещение, место для принятия пищи на банкете, пр.
Формирование графика выступлений и перерывов
Когда выступления диктора занимает более чем 2 часа, тогда важно определить отдых для гостей. В этот период они обсуждают суть доклада, поделиться с другими участниками своим мнением. Кроме этого каждый имеет возможность в этот момент совершать звонки, зарядить телефон или перекусить. Последний пункт очень важен для успешно организованной встречи. В этом поспособствует кейтеринг Киев, который имеет такие преимущества:
- Экономиться время. Организатор симпозиума высказывает пожелания по меню и обслуживанию фуршета, и спокойно заниматься другими делами. Кейтеринговая компания сама позаботиться о том, чтобы приглашенные были вкусно накормлены в перерыве и подадут холодные и горячие напитки.
- Обслуживание в комплексе. Возможно заказать отдельно обслуживающий персонал, который поможет провести кофе-брейк.
- Консультация. Требуется рассмотреть несколько вариантов готового меню, которое является сбалансированным и понравится всем присутствующим, позволит удовлетворить их гастрономические вкусы.
- Обеспечение кофе-брейка столовыми приборами и сопутствующими предметами. Красиво поданные и приготовленные блюда – эти вопросы компания по налаживании кейтеринга возьмет на себя. Кроме еды, она обеспечивает все нужные для приемов пищи столовые приборы, тарелки, скатерти.
При этом учитывается, что услуги таких специалистов намного выгоднее, чем заказывать блюда в кафе или ресторанах. Кейтеринговая компания позаботиться о качестве обслуживания и о вкусе поданной еды, напитков.
Организация фуршета или кофе-брейка
Стоит правильно наладить перерыв и составить меню в зависимости от времени суток. Если на саммите будет более 200 человек, тогда следует координировать перерывы по секциям. Это поможет избежать толчеи в месте приема пищи и перерыв не затянется.
Кроме этого стоит позаботиться о питании. Для этого выбирается определенный стиль подачи еды:
- Кофе-брейк. Это подача горячих напитков и легких закусок.
- Фуршет. Подача блюд, горячих и холодных закусок, напитков.
- Банкет. Чаще всего это мероприятие организовывается в конце встречи как заключительный этап. Он носит торжественный характер и оформляется соответственно. Меню более изысканное и разнообразное.
Потребуется учитывать, как участники будут подходить к столам. Стоит рассмотреть вариант самообслуживания, когда участник семинара подходит к накрытому фуршетному столу и набирает еду на отдельный поднос. Это распространенный вариант перекуса.
Кейтеринг на любой торжественном или официальном симпозиуме – это возможность упорядочения любого спецмероприятия по высокому разряду и в соответствии с утвержденными в европейских странах стандартами.